Adatkezelési tájékoztató
Hatályos: [dátum] · Verzió: 1.0 tervezet
Tervezet. Ez a dokumentum a rendszer tényleges működéséhez igazított vázlat; a […] jelölésű helyek (határidők, díjak) még kitöltésre várnak. Az adatfeldolgozói megállapodás végleges.
1. Ki kezeli az adatokat?
A Könyvelőpult szolgáltatást a Vilbergsson Viktor E.V. (székhely: 2111 Szada, Patakpart u. 19/2., nyilvántartási szám: 62901350, adószám: 92435335-1-33, e-mail: viktor@vmv.hu) nyújtja.
Fontos megkülönböztetés: a könyvelőiroda ügyfeleinek adatai tekintetében az adatkezelő maga a könyvelőiroda, a Szolgáltató pedig adatfeldolgozó — a részleteket az adatfeldolgozói megállapodás tartalmazza. Ez a tájékoztató a Szolgáltató saját adatkezeléseit (a könyvelőiroda felhasználói) írja le, és átláthatóvá teszi, mi történik a rendszerbe kerülő adatokkal.
2. Milyen adatokat kezelünk?
| Adatkör | Mire | Jogalap |
|---|---|---|
| Felhasználói fiók (e-mail, jelszó-hash, iroda neve, szerepkör) | Belépés, jogosultságok, számlázás | Szerződés teljesítése |
| Ügyféltörzs (cégnév, adószám, e-mail, megszólítás, szerződés, díj) | A szolgáltatás nyújtása a könyvelőiroda megbízásából | Adatfeldolgozás a könyvelőiroda utasítására |
| Adóhatáridők, összegek, HIPA-adatok, kimutatások, részletfizetés | Értesítők, ütemtervek, portál-tartalom | Adatfeldolgozás a könyvelőiroda utasítására |
| Feltöltött dokumentumok (számla, bankkivonat, NAV-levél, fotók) | Tárolás és megosztás a könyvelővel | Adatfeldolgozás a könyvelőiroda utasítására |
| Kiküldött levelek metaadatai (címzett, tárgy, küldés és megnyitás ideje) | Kézbesítés igazolása, utókövetés | Jogos érdek (a küldés bizonyíthatósága) |
| Portál-belépések (belépőkód-hash, munkamenet-hash, időpont) | Biztonságos ügyfél-hozzáférés | Jogos érdek (jogosulatlan hozzáférés megelőzése) |
Különleges (egészségügyi, biometrikus stb.) adatot a rendszer nem kér és nem kezel. Ha a felhasználó ilyet tölt fel egy dokumentumban, azért ő felel.
3. Hol tároljuk az adatokat?
Az adatbázis és a feltöltött dokumentumok az Európai Unióban (Supabase, eu-west-1, Írország), az alkalmazás futtatása szintén EU-s régióban (Vercel, Írország) történik. Az e-mailek kézbesítése az USA-ban működő szolgáltatón keresztül megy (4. pont).
4. Kinek adjuk tovább? (adatfeldolgozók)
| Feldolgozó | Mit csinál | Hol |
|---|---|---|
| Supabase | Adatbázis, fájltárolás, belépés-kezelés | EU (Írország) |
| Vercel | Az alkalmazás futtatása, az AI-kérések továbbítása (AI Gateway) | EU (Írország) · anyavállalat USA, DPF-tanúsított |
| Resend | E-mailek kézbesítése (címzett, tárgy, tartalom) | USA — EU-USA adatvédelmi keret / SCC alapján |
| OpenAI (a Vercel AI Gateway-en át) | Szövegfogalmazás, chat és dokumentum-értelmezés (AI) | EU-s adatközpont, EU-hoz kötve |
| Mistral AI | Intrastat: számlák szövegfelismerése és vámtarifaszám-javaslat | EU (EU-s végpont) |
| Google Workspace | A szolgáltató e-mail-fiókja (levelezés, hibabejelentés) | EU és USA — SCC, DPF |
5. Mesterséges intelligencia és álnevesítés
Az AI-funkciók (levélfogalmazás, dokumentum-értelmezés, chat) használatakor nem küldjük ki a személyes azonosítókat. A rendszer a modell felé automatikusan álnevesíti az ügyfélneveket, adószámokat, bankszámlaszámokat, e-mail-címeket és telefonszámokat (helyettesítő jelölésekre cserélve), és a választ visszafejtve illeszti be. A levélfogalmazásnál a modell az ügyfél nevét egyáltalán nem kapja meg. A Dokumentumok modulban a szövegkinyerés és az OCR a felhasználó böngészőjében fut, a modell csak a kinyert szöveget látja. Kivétel az Intrastat: ott a feltöltött számlafájl a Mistral EU-s végpontjára kerül szövegfelismerésre, és a fájlt nem tároljuk.
Az összegeket és a határidőket szándékosan nem álnevesítjük, mert önmagukban nem azonosítanak személyt, viszont a feldolgozáshoz szükségesek. Számot, számlaszámot és dátumot a rendszer soha nem az AI-tól vesz át: ezek mindig az adatbázisból származnak, és a kimenetet automatikus ellenőrzés veti el, ha mégis számot tartalmazna.
A nyelvi modell az OpenAI-é, a Vercel AI Gateway-en át EU-s adatközponthoz kötve, és a kéréseket betanítás-tiltással küldjük. A szolgáltatók visszaélés-figyelés céljából legfeljebb 30 napig megőrizhetik a kéréseket. A részleteket az adatfeldolgozói megállapodás 6. és 7. pontja tartalmazza.
6. Meddig őrizzük?
- Fiókadatok: a szerződés megszűnéséig, majd [X] napig a lezárási feladatokhoz.
- Ügyfél- és dokumentumadatok: a könyvelőiroda rendelkezése szerint; a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési kötelezettség (jellemzően 8 év) az adatkezelő könyvelőirodát terheli.
- Levél-metaadatok és belépési naplók: [X] hónap.
- Belépőkódok: 15 perc után érvénytelenek; portál-munkamenet: 30 nap.
7. Milyen jogai vannak?
Kérheti adatai másolatát, helyesbítését, törlését, a kezelés korlátozását, tiltakozhat a jogos érdeken alapuló kezelés ellen, és kérheti az adathordozhatóságot. Kérését a [e-mail] címen jelezheti; [X] napon belül válaszolunk. Ha úgy érzi, jogsértés történt, panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11., ugyfelszolgalat@naih.hu), vagy bírósághoz fordulhat.
Ha Ön egy könyvelőiroda ügyfele, és a saját cégére vonatkozó adatokról van szó, kérjük, elsőként a könyvelőirodát keresse — az ő megbízásából kezeljük az adatokat.
8. Biztonság
- Titkosított kapcsolat (HTTPS) és titkosított tárolás.
- Adatbázis-szintű elkülönítés: minden lekérdezés az adott irodához kötött, ezt adatbázis-szabályok kényszerítik ki, nem csak az alkalmazás.
- A NAV-hozzáférés jelszava és aláírókulcsa külön, AES-256-GCM titkosítással tárolva.
- Belépőkódok és munkamenet-azonosítók csak hash-elve tárolva.
- Változásnapló: az összeg- és ügyféladat-módosítások visszakereshetők.
9. Módosítás
A tájékoztató változásáról a felhasználókat a rendszerben vagy e-mailben értesítjük. A korábbi verziók [elérhetőség] alatt megtekinthetők.